Estados de Documentos
Gestiona el ciclo de vida de facturas y presupuestos
¿Qué vas a aprender?
- Identificar estados de factura
Borrador, Pendiente, Completado, Rechazado, Cancelado
- Gestionar cobros pendientes
Ver quién te debe desde Cuentas Corrientes
- Cambiar estados manualmente
Autorizar un pendiente o descartar un borrador
- Entender flujo de vida
Cómo pasa una factura de un estado a otro
📝 ¿Qué son los Estados de Documentos?
Los estados de documentos representan el ciclo de vida de una factura, presupuesto o nota de crédito. Cada estado indica en qué etapa está el documento: si es un borrador en edición, si ya fue emitida, si está pagada, si venció, si fue anulada, etc.
🎯 Ejemplo Real:
Creaste una factura a "Empresa SA" por $125.000 → Estado: Pendiente. La emitís en ARCA → Estado: Completado. Si ARCA la rechazara → Estado: Rechazado(ARCA informa el motivo). El cobro no cambia el estado: se registra en la cuenta corriente del cliente.
🎮 Gestiona Estados de Documentos
Listado de Facturas
Número | Cliente | Total | Estado |
|---|---|---|---|
FC-00001 | Empresa SA | $125.000 | Pendiente |
FC-00002 | Comercio XYZ | $45.000 | Completado |
FC-00003 | Distribuidor ABC | $89.500 | Rechazado |
FC-00004 | Cliente VIP | $15.000 | Cancelado |
Resumen
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$125.000
🆕 Estado inicial al crear una factura
Al crear un comprobante elegís cómo nace, con el selector "Estado" del formulario:
Opción | Qué hace | Resultado |
|---|---|---|
Crear y Autorizar | Se envía a ARCA para autorización automática en el momento | Si ARCA la aprueba, queda en Completado con su CAE; si la rechaza, queda en Rechazado |
Pendiente | Se guarda como pendiente para autorizar después | Podés editarla, autorizarla más tarde o eliminarla |
Borrador | Se guarda como borrador sin enviar a ARCA | Ideal para dejar el comprobante armado y terminarlo en otro momento |
📊 Definición de Estados
Estado | Cuándo aplica | ¿Se puede borrar? | Próximo paso |
|---|---|---|---|
Borrador | Estás creando una factura pero aún no la emitiste | No | Autorizar → pasa a "Completado" |
Pendiente | Guardada para autorizar después; todavía sin CAE | Sí | Autorizar → "Completado" o "Rechazado" |
Completado | ARCA la autorizó y tiene su CAE | No | Estado final (no cambia) |
Rechazado | ARCA no la autorizó | No | Revisá el motivo, corregí y volvé a emitir |
Cancelado | Anulaste un borrador antes de emitirlo | No | Estado final (no cambia) |
🔄 Flujo de Estados
De | A | Acción | ¿Automático? |
|---|---|---|---|
Pendiente | Completado | Emitir factura (enviar a ARCA) | Sí (resultado de ARCA) |
Pendiente | Rechazado | ARCA rechaza el comprobante | Sí (resultado de ARCA) |
Pendiente | Cancelado | Descartar el comprobante pendiente | No (manual) |
Rechazado | Pendiente | Corregir y volver a autorizar | No (manual) |
Completado | Cancelado | No aplica: se corrige con una Nota de Crédito | No (manual) |
📄 Estados de Presupuestos
Los presupuestos tienen su propio ciclo de vida, separado del de las facturas. Un presupuesto aprobado se puede convertir en venta; cuando eso pasa, queda marcado como Convertido.
Estado | Descripción |
|---|---|
Borrador | Lo estás armando; todavía no se lo mandaste al cliente |
Enviado | Se lo enviaste al cliente y esperás su respuesta |
Aprobado | El cliente lo aceptó |
Rechazado | El cliente no lo aceptó |
Vencido | Pasó su fecha de vencimiento sin respuesta del cliente |
Convertido | Se convirtió en una venta |
💼 Casos de Uso Comunes
Cliente pagó una factura
- 1
Buscá al cliente en Cuentas Corrientes
- 2
Registrá el pago
- 3
Usá "Conciliar" contra la factura pendiente
- 4
El saldo baja al conciliar; el estado de la factura no cambia
Emitiste una factura con error (monto mal)
- 1
NO la edites ni borres (es ilegal)
- 2
Si ARCA ya la autorizó, no se anula
- 3
Emití una Nota de Crédito del mismo tipo y después la factura correcta
Querés ver cuánto te deben
- 1
Abrí Cuentas Corrientes
- 2
Activá "Solo deudores" para ver quién te debe
- 3
Mirá el Reporte de Antigüedad para priorizar la cobranza
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El estado de una factura habla de su autorización en ARCA, no de si te pagaron. Para saber quién te debe, abrí Cuentas Corrientes, activá "Solo deudores" y mirá el Reporte de Antigüedad. Una factura autorizada no se edita ni se anula: se corrige con una Nota de Crédito del mismo tipo.
