Registrar un Gasto
Cómo registrar egresos y controlar tus finanzas
¿Qué vas a aprender?
- Registrar gastos y egresos
Compras, servicios, sueldos, alquileres, etc.
- Categorizar correctamente
Organizar por tipo para análisis
- Controlar el flujo de caja
Ver cuánto gastaste y en qué
- Preparar reportes financieros
Tener datos para impuestos y auditorías
📝 ¿Qué es un Gasto?
Un gasto (o egreso) es dinero que sale de tu negocio. Es lo contrario a una venta (ingreso).
Ejemplos de gastos:
- Compras a proveedores (mercadería, insumos)
- Servicios (luz, internet, agua, gas)
- Alquileres, sueldos, impuestos
¿Por qué registrarlos? Para saber si tu negocio es rentable. Si gastás más de lo que vendés, estás perdiendo dinero.
🧾 El Formulario "Crear Gasto"
El formulario tiene cinco campos obligatorios (dos ya vienen precargados) y varios opcionales:
Campos obligatorios
- Descripción
Qué compraste o pagaste. Ej: "Compra de papel A4 y útiles".
- Monto
El total que pagaste. Ej: $2.500.
- Categoría
Una de las 12 predeterminadas o una personalizada que hayas creado.
- Fecha
Viene precargada con la fecha de hoy; cambiala si pagaste otro día.
- Estado
Viene precargado en "Pendiente". Si ya lo pagaste, cambialo a "Pagado".
Campos opcionales
- Proveedor
Vinculá un proveedor de tu lista o escribí el nombre en "Proveedor o beneficiario".
- Método de pago
Elegí uno de tus métodos de pago activos.
- Notas
Detalles para recordar después. Ej: "Para proyecto X".
- Recurrencia
El switch "Es un gasto recurrente" y su periodicidad (ver la sección Gastos Recurrentes).
📂 Categorías de Gastos
Organiza tus gastos por tipo para entender mejor en qué estás gastando:
Salarios
Ej: Sueldo mensual de vendedoresAlquiler
Ej: Alquiler mensual del localServicios
Ej: Factura de internet, electricidadSuministros de oficina
Ej: Papel A4, lapiceras, carpetasMarketing
Ej: Publicidad en redes, folletosSeguros
Ej: Seguro del local, seguro de mercaderíaTecnología
Ej: Compra de notebook, licencias de softwareTransporte
Ej: Carga de nafta, envío de pedidoMantenimiento
Ej: Reparación de equipos, service del vehículoServicios profesionales
Ej: Honorarios del contador o abogadoImpuestos
Ej: Pago de Ingresos BrutosOtros
Ej: Cualquier gasto que no encaje en las demásSi necesitás más, podés crear categorías personalizadas desde Administración → Gastos → pestaña Categorías.
🚀 Paso a Paso
Ir a Gastos > Registrar Gasto
En el menú lateral, sección "Gastos" → "Registrar Gasto".
Completar descripción del gasto
Escribí qué compraste o pagaste. Ej: "Compra de papel A4 y útiles".
Ingresar el monto
El total que pagaste. Ej: $2,500.
Seleccionar categoría
Elegí la categoría que mejor describe el gasto.
Completar datos opcionales
Proveedor, fecha, método de pago, notas. Recomendado pero no obligatorio.
Guardar el gasto
Click en "Registrar Gasto". Listo, queda guardado en tus registros.
✅ Estado del Gasto: de Pendiente a Pagado
Todo gasto nuevo nace con estado "Pendiente". El listado de gastos se organiza en pestañas por estado (Pendiente, Pagado, Reembolsado, Cancelado y Todos), y arranca mostrando los pendientes.
Cuando pagás un gasto, usá la acción "Marcar como Pagado" en su fila del listado. Si pagaste varios juntos, seleccionalos y usá la acción masiva "Marcar como pagados". Solo se pueden marcar como pagados los gastos pendientes.
También podés cancelar un gasto desde el listado si lo cargaste por error o la compra no se concretó.
🔁 Gastos Recurrentes
Para gastos que se repiten siempre igual (alquiler, internet, seguros), activá el switch "Es un gasto recurrente" en el formulario y elegí la periodicidad: diaria, semanal, mensual, trimestral o anual.
El sistema crea automáticamente una nueva copia del gasto en cada período, así no tenés que cargarlo a mano cada vez.
Si el gasto deja de repetirse, editalo y desactivá el switch para frenar las próximas copias.
🛠️ Otras Formas de Registrar Gastos
Compra de insumos
Si el gasto es la compra de un insumo, usá "Aumentar stock" en la pestaña Insumos: el sistema crea el gasto y suma al stock automáticamente, con recálculo de costo promedio. El propio formulario de gastos te lo recuerda con un aviso.
Crear Rápido
Desde el listado de gastos, el botón "Crear Rápido" abre una carga masiva para registrar varios gastos de una sola vez.
Gasto de un vehículo de flota
Si creás el gasto desde un vehículo de tu flota, queda ligado a esa unidad (suma a su costo por unidad) y la categoría "Mantenimiento" viene preseleccionada.
📥 Facturas de Compra de ARCA (Comprobantes Recibidos)
Las facturas que te emiten tus proveedores también se pueden importar desde ARCA, en lugar de cargarlas a mano. Como ARCA no ofrece un servicio web para consultar comprobantes recibidos, la importación se hace por CSV:
- 1
Entrá al portal de ARCA con tu clave fiscal, andá a "Mis Comprobantes → Recibidos", filtrá por período y exportá el CSV.
- 2
En YoFacturo, abrí Contaduría > "Facturas de compra recibidas" (/administration/accounting/received-invoices) y tocá "Importar CSV ARCA".
- 3
Cada comprobante importado queda con estado Pendiente, Vinculado o Ignorado. Podés ignorar los que no correspondan a gastos de tu negocio.
💡 Casos de Uso Comunes
Pago mensual de servicios
Llega la factura de internet por $8,500. Vas a Gastos, registrás: "Internet mensual", $8,500, categoría: Servicios, método: Débito automático.
Compra de insumos
Compras papel y útiles por $2,500 en efectivo. Registrás: "Útiles de oficina", $2,500, categoría: Suministros de oficina, proveedor: Librería Central.
Almuerzo con cliente
Invitas a almorzar a un cliente, pagas $12,000. Registrás: "Almuerzo con cliente", $12,000, categoría: Otros, método: Tarjeta de crédito.
Pago de alquiler
Pagas el alquiler del local: $150,000. Registrás: "Alquiler local comercial", $150,000, categoría: Alquiler, método: Transferencia.
🎯 ¿Por Qué es Importante Registrar Gastos?
Saber cuánto estás gastando realmente
Comparar ingresos vs gastos (ver si sos rentable)
Identificar en qué gastás más dinero
Preparar declaraciones de impuestos
Hacer presupuestos y proyecciones
Tomar decisiones: ¿puedo contratar más empleados? ¿Necesito reducir costos?
🔗 Tópicos Relacionados
Qué pasa después de registrar el gasto y cómo llevar tus insumos
Si tu plan incluye Contabilidad, un gasto aprobado o pagado genera su asiento en el Libro Diario. Con la alícuota de IVA discriminada, suma además crédito fiscal al Libro IVA de compras (solo Responsables Inscriptos).
Los insumos (envases, ingredientes, herramientas) no se venden: se compran y se gastan. Se llevan en Gastos > Insumos (/administration/expenses/supplies), junto a las pestañas Consumo e Historial de consumos. Quien administra solo el depósito entra con el permiso de insumos, sin ver los gastos.
- En Gastos > Insumos tocá "Crear" (o "Crear Rápido") y cargá el nombre, la unidad y el costo unitario. Si activás el seguimiento de stock, definí también el stock mínimo.
- Cuando comprás mercadería, usá "Aumentar stock" en la fila del insumo: indicá la cantidad, el costo unitario y la categoría del gasto. Al confirmar se crea el gasto y se suma esa cantidad al stock.
- Abrí el Kardex del insumo para ver cada movimiento con su fecha, tipo, cantidad, costo y saldo.
- Para gastar insumos en producción, entrá a la pestaña Consumo, buscá o escaneá el insumo, armá el carrito y confirmalo: descuenta el stock y no genera otro gasto.
- Si te equivocás en un consumo, revertilo desde Historial de consumos: los consumos confirmados no se editan.
- Con "Generar reposición" ves los insumos que quedaron por debajo de su mínimo y se arman órdenes de compra en borrador para revisar.
Preguntas frecuentes
¿Por qué al aumentar stock aparece un gasto nuevo?
Porque comprar insumos es un gasto: se registra en la categoría que elegís en el diálogo. En cambio, consumir un insumo no suma otro gasto.
¿Qué hace el destino "Cargar el camión" en Consumo?
Sirve para cargar mercadería e insumos al camión de un repartidor. El insumo se descuenta recién cuando se consume con el destino Producción.
¿Quién ve las pestañas de Insumos?
Quien tenga el permiso de insumos; los Gastos se ven con su propio permiso. Así el depósito trabaja sin acceder a los gastos del negocio.
Ver también: Comprobantes recibidos de ARCA · Libro IVA Digital
